Multitasking: hvad afbrydelser koster (og ritualet på 30 sekunder, der reparerer skaden)

I en observationsundersøgelse på en arbejdsplads blev 57 % af arbejdsepisoderne afbrudt, og næsten en fjerdedel af det afbrudte arbejde blev ikke genoptaget samme dag (Mark, Gonzalez og Harris, CHI 2005). Tankerne om den forladte opgave bliver ved med at køre under den næste: det er opmærksomhedsresten, som Sophie Leroy beskrev (Leroy, 2009). En modforanstaltning er blevet testet: at skrive et par linjer om den igangværende opgave, før man skifter, en plan «klar til at genoptage», der sænker resten og beskytter præstationen, først i laboratoriet og siden i en hollandsk virksomhed i 2025 (Leroy og Glomb, 2018; van Zoonen og Scharp, 2025).

Fragmenteret arbejde, målt i marken

Gloria Marks team ved University of California, Irvine, fulgte 24 vidensmedarbejdere gennem deres arbejdsdage og noterede hver aktivitet og hver afbrydelse (Mark, Gonzalez og Harris, CHI 2005). Forskerne tæller i arbejdssfærer, de mapper og projekter, der strukturerer en kontordag.

Loggen viser korte varigheder. På aktivitetsniveau skete skiftet i gennemsnit 3 minutter og 8 sekunder efter begyndelsen af den foregående episode, møder undtaget (Gonzalez og Mark, CHI 2004). På mappeniveau varede en arbejdssfære 11 minutter og 56 sekunder for ansatte i delte kontorer mod 9 minutter og 56 sekunder for fjernarbejdere (Mark m.fl., CHI 2005).

Af alle observerede segmenter blev 57 % afbrudt. Afbrudt arbejde blev genoptaget samme dag i 77 % af tilfældene; når det skete, kom genoptagelsen 25 minutter og 26 sekunder efter afbrydelsen, tid nok til i gennemsnit at behandle mere end to andre mapper (Mark m.fl., 2005).

Næsten en fjerdedel af det afbrudte arbejde forblev altså i bero til dagen efter. I delte kontorer blev 62,9 % af arbejdsepisoderne afbrudt mod 49,3 % for fjernarbejdere (Mark m.fl., 2005).

Ikke alle afbrydelser var ens: de mest forstyrrende var ifølge de ansatte dem, der fik dem til at skifte arbejdssfære, og flere bragte nyttig information til den aktuelle mappe (samme undersøgelse).

Prisen for hastigheden

Afbrydelsen er også blevet prøvet i laboratoriet. Otteogfyrre personer behandlede tre serier e-mails (Mark, Gudith og Klocke, CHI 2008). Kontrolserien forløb uden afbrydelse; de to andre blev afbrudt hvert andet minut, af beskeder knyttet til emnet i det ene tilfælde og uden forbindelse i det andet.

De afbrudte serier blev færdige hurtigere end kontrolserien, med kortere e-mails og sammenlignelig kvalitet (Mark, Gudith og Klocke, 2008). Spørgeskemaerne registrerede prisen: den oplevede stress steg fra 6,9 til 9,5 på en skala på 20 (p < 0,001), og frustrationen fulgte efter (p < 0,01). Tidspres og den selvrapporterede indsats steg i samme forhold (samme undersøgelse).

Forfatterne ser det som kompensation: at sætte farten op for at absorbere afbrydelsen, til prisen for højere spænding. «Mere fart, mere stress», opsummerer undersøgelsens titel (Mark, Gudith og Klocke, 2008). Emnet for afbrydelserne, relateret til det aktuelle arbejde eller ej, ændrede næsten ikke resultaterne (samme undersøgelse).

Den forladte opgave bliver ved med at optage hovedet

Sophie Leroy navngav og målte opmærksomhedsresten, den pris der fortsætter efter skiftet: vedholdenheden af tanker om en første opgave, mens en anden er i gang (Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009).

To eksperimenter fulgte deltagere, der skiftede fra en opgave til en anden. En første opgave, der blev efterladt uafsluttet, gav mere rest, og præstationen på den næste opgave faldt (samme kilde).

Den afgørende faktor var måden at slutte på. Tidspres i det øjeblik, opgaven blev lukket, hjalp med at slippe den, og den næste opgave klarede sig bedre (samme kilde). Uden det holdt selv en afsluttet opgave en del af opmærksomheden fanget (samme kilde).

En genoptagelsesplan beskytter den næste opgave

Sophie Leroy og Theresa Glomb testede i fire studier planen «klar til at genoptage» (ready-to-resume): en undersøgelse blandt 202 professionelle, derefter laboratorieeksperimenter, hvor afbrudte deltagere læste CV’er for at forhåndsudvælge kandidater, 66 studerende i det ene og 44 i det andet (Leroy og Glomb, Organization Science, 2018).

Når genoptagelsen melder sig under tidspres, klamrer opmærksomheden sig til den, og resten vokser (samme kilde). I laboratoriet blev de tilbageblevne tanker fanget via ordassociationer; udvælgelsen af kandidater led under det (samme kilde).

Planen «klar til at genoptage» sænkede resten: en kort tilbagevenden til den forladte opgave med stedet, hvor den genoptages, noteret før vendningen mod afbrydelsen. Præstationen på den ankommende opgave blev bevaret, og CV-læsere med plan huskede flere oplysninger (samme kilde).

Den målte effekt vedrører den opgave, der afbryder; præstationen ved tilbagevenden til den forladte opgave blev ikke testet (samme kilde).

Planen afprøvet i marken i 2025

I 2025 flyttede Ward van Zoonen og Yuri Scharp protokollen ind i en hollandsk virksomhed. I fire dage udfyldte halvtreds ansatte et kort dagligt spørgeskema, sendt klokken 16:30; hver anden ansat, trukket ved lodtrækning, anvendte genoptagelsesplanen ved hver pludselig forstyrrelse (van Zoonen og Scharp, International Journal of Stress Management, 2025).

Dage med mange forstyrrelser efterlod mere opmærksomhedsrest, og aftenens udmattelse steg med den (samme kilde). Blandt de deltagere, der holdt fast i deres plan, faldt resten (samme kilde). Sammenhængen mellem rest og udmattelse var næsten dobbelt så svag som hos kollegerne uden plan, med koefficienter på 0,50 mod 1,10 (samme kilde).

Hyppigheden af forstyrrelser vejede tungere end deres varighed (samme kilde). Eksperimentet viste også en øjeblikkelig pris: den gennemsnitlige udmattelse i plan-gruppen oversteg kontrolgruppens, en læringsindsats, som forfatterne forventer at se falde, når gestussen bliver en vane (samme kilde).

Ritualet på tredive sekunder

To spørgsmål åbnede skemaet, og de skulle stilles, før man dykkede ned i afbrydelsen: «Hvor er jeg?», det præcise sted, hvor opgaven stoppede, og «Hvor genoptager jeg?», det punkt, hvor den starter igen (van Zoonen og Scharp, 2025). Vanskeligheder, der måtte vente til genoptagelsen, blev noteret særskilt, i få ord (samme kilde).

Mediet betyder lidt: en note åbnet ved siden af arbejdet gør det (van Zoonen og Scharp, 2025). Da afbrydelserne kommer uanmeldt, måtte deltagerne holde den inden for rækkevidde (samme kilde).

Tredive sekunder er nok til at sætte disse mærker. Vanen retter sig mod forstyrrelser, der forhindrer at gøre et igangværende arbejde færdigt, som et uventet møde eller en besked, der kræver et øjeblikkeligt svar (samme kilde). Valgte pauser og dagdrømmeri falder uden for rammen (samme kilde).

Den målte effekt gælder den ankommende opgave; tilbagevenden til den forladte opgave blev ikke testet (Leroy og Glomb, 2018). Feltforsøget varede fire dage med 50 ansatte, og læringsprisen de første dage var reel (van Zoonen og Scharp, 2025). Planen er et overgangsværktøj: afbrydelserne kommer fortsat (samme kilde).