Multitasking: cik izmaksā pārtraukumi (un 30 sekunžu rituāls, kas salabo)

Uzņēmumā veiktā novērojumu pētījumā 57 % darba epizožu tika pārtrauktas, un gandrīz ceturtdaļa pārtrauktā darba netika atsākta tajā pašā dienā (Mark, Gonzalez un Harris, CHI 2005). Domas par atstāto uzdevumu turpina riņķot nākamā laikā: tas ir uzmanības atlikums, ko aprakstījusi Sophie Leroy (Leroy, 2009). Tika pārbaudīts arī pretlīdzeklis: pirms pārslēgšanās pierakstīt dažas rindas par esošo uzdevumu, plāns „gatavs turpināt“ (ready-to-resume), kas samazina šo atlikumu un aizsargā sniegumu, vispirms laboratorijā, pēc tam 2025. gadā Nīderlandes uzņēmumā (Leroy un Glomb, 2018; van Zoonen un Scharp, 2025).

Saskaldīts darbs, izmērīts uz vietas

Gloria Mark komanda Kalifornijas Universitātē Irvine sekoja 24 zināšanu darbiniekiem viņu darba dienās, fiksējot katru aktivitāti un katru pārtraukumu (Mark, Gonzalez un Harris, CHI 2005). Pētnieki skaita darba sfērās: lietās un projektos, kas veido biroja dienu.

Pieraksti rāda īsus ilgumus. Aktivitāšu līmenī pārslēgšanās notika vidēji pēc 3 minūtēm un 8 sekundēm no iepriekšējās epizodes sākuma, neskaitot sapulces (Gonzalez un Mark, CHI 2004). Lietu līmenī viena darba sfēra ilga 11 minūtes un 56 sekundes koplietojamā biroja darbiniekiem, bet attālināti 9 minūtes un 56 sekundes (Mark un citi, CHI 2005).

No visiem novērotajiem segmentiem 57 % tika pārtraukti. Pārtrauktais darbs tajā pašā dienā tika atsākts 77 % gadījumu; kad tas tika atsākts, atgriešanās notika 25 minūtes un 26 sekundes pēc pārtraukuma, vidēji šajā laikā apstrādājot vairāk nekā divas citas lietas (Mark un citi, 2005).

Gandrīz ceturtdaļa pārtraukto darbu tā arī palika karājoties līdz rītdienai. Koplietojamā birojā tika pārtraukti 62,9 % darba epizožu, bet attālināti 49,3 % (Mark un citi, 2005).

Ne visi pārtraukumi bija vienādi: vissatraucošākie, kā stāstīja darbinieki, bija tie, kas lika mainīt darba sfēru, un vairāki no tiem nesa lietderīgu informāciju esošajai lietai (tas pats pētījums).

Ātruma cena

Pārtraukums tika pārbaudīts arī laboratorijā. Četrdesmit astoņi cilvēki apstrādāja trīs e-pastu sērijas (Mark, Gudith un Klocke, CHI 2008). Kontroles sērija noritēja bez pārtraukumiem; pārējās divas tika pārtrauktas ik pēc divām minūtēm, vienā gadījumā ar tematu saistītiem ziņojumiem, otrā bez jebkādas saistības.

Pārtrauktās sērijas tika pabeigtas ātrāk nekā kontroles sērija, ar īsākiem e-pastiem un līdzvērtīgu kvalitāti (Mark, Gudith un Klocke, 2008). Anketas fiksēja cenu: sajustais stress pieauga no 6,9 līdz 9,5 20 ballu skalā (p < 0,001), un vilšanās sekoja (p < 0,01). Laika spiediens un deklarētās pūles pieauga tādā pašā proporcijā (tas pats pētījums).

Autori tajā saskata kompensāciju: paātrināties, lai pārtraukumu absorbētu, augstāka sasprindzinājuma cenā. „Vairāk ātruma, vairāk stresa“, kopsavilkumā norāda pētījuma nosaukums (Mark, Gudith un Klocke, 2008). Pārtraukuma temats, saistīts vai nesaistīts ar esošo darbu, rezultātus mainīja maz (tas pats pētījums).

Atstātais uzdevums turpina aizņemt galvu

Sophie Leroy nosauca un izmērīja uzmanības atlikumu, izmaksas, kas turpinās pēc pārslēgšanās: ar pirmo uzdevumu saistītu domu saglabāšanos, kamēr norit otrais (Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009).

Divi eksperimenti sekoja dalībniekiem, kuri pārgāja no viena uzdevuma uz citu. Nepabeigts atstāts pirmais uzdevums radīja vairāk atlikuma, un sniegums nākamajā uzdevumā kritās (tas pats avots).

Izšķirošais faktors bija tas, kā pabeidz. Laika spiediens noslēguma brīdī palīdzēja atraisīties, un nākamais uzdevums izdevās labāk (tas pats avots). Bez tā pat pabeigts uzdevums atstāja uzmanību daļēji pieķērušos (tas pats avots).

Atsākšanas plāns aizsargā nākamo uzdevumu

Sophie Leroy un Theresa Glomb četros pētījumos pārbaudīja plānu „gatavs turpināt“ (ready-to-resume): aptauju ar 202 profesionāļiem, pēc tam laboratorijas eksperimentus, kuros pārtraukti dalībnieki lasīja CV, lai iepriekš atlasītu kandidātus, 66 studenti vienā un 44 otrā (Leroy un Glomb, Organization Science, 2018).

Kad atsākšana tiek pieteikta laika spiedienā, uzmanība tai pieķeras un atlikums pieaug (tas pats avots). Laboratorijā aiz muguras palikušās domas tika atklātas ar vārdu asociācijām; kandidātu šķirošana cieta (tas pats avots).

Plāns „gatavs turpināt“ samazināja šo atlikumu: īsa atgriešanās pie atstātā uzdevuma, atzīmējot vietu, no kuras turpināt, tiek pierakstīta pirms pievēršanās pārtraukumam. Sniegums pienākošajā uzdevumā tika saglabāts, un CV lasītāji ar plānu informāciju atcerējās labāk (tas pats avots).

Izmērītā ietekme attiecas uz pārtraucošo uzdevumu; sniegums atgriežoties pie atstātā uzdevuma netika pārbaudīts (tas pats avots).

Plāns, pārbaudīts uz vietas 2025. gadā

2025. gadā Ward van Zoonen un Yuri Scharp pārnesa protokolu uz Nīderlandes uzņēmumu. Četras dienas piecdesmit darbinieki aizpildīja īsu ikdienas anketu, kas tika nosūtīta 16:30; katrs otrais darbinieks, kas izvēlēts izlozē, piemēroja atsākšanas plānu katram pēkšņam iebrukumam (van Zoonen un Scharp, International Journal of Stress Management, 2025).

Dienas, kas bagātas ar iebrukumiem, atstāja vairāk uzmanības atlikuma, un vakara izsīkums auga līdz ar to (tas pats avots). Dalībniekiem, kas ievēroja plānu, atlikums samazinājās (tas pats avots). Saikne starp atlikumu un izsīkumu tur bija gandrīz divreiz vājāka nekā kolēģiem bez plāna, ar koeficientiem 0,50 pret 1,10 (tas pats avots).

Iebrukumu biežums svēra vairāk nekā to ilgums (tas pats avots). Eksperiments parādīja arī tūlītējas izmaksas: plāna grupas vidējais izsīkums pārsniedza kontroles grupu, mācīšanās piepūle, ko autori sagaida samazināmies, kad kustība kļūs par ieradumu (tas pats avots).

Trisdesmit sekunžu rituāls

Anketu atvēra divi jautājumi, kas jāuzdod pirms iegremdēšanās pārtraukumā: „Kur es tagad esmu?“, precīzā vieta, kur uzdevums apstājās, un „No kurienes es turpināšu?“, punkts, no kura tas atkal sāksies (van Zoonen un Scharp, 2025). Grūtības, kas paliktu atsākot, tika pierakstītas atsevišķi, dažos vārdos (tas pats avots).

Līdzeklim nav nozīmes: pie darba atvērta piezīme ir pietiekama (van Zoonen un Scharp, 2025). Tā kā pārtraukumi nāk bez brīdinājuma, dalībniekiem tā bija jātur pie rokas (tas pats avots).

Trisdesmit sekundes ir pietiekamas, lai izliktu šos orientierus. Kustība ir vērsta pret iebrukumiem, kas neļauj pabeigt iesākto darbu, piemēram, pret negaidītu sapulci vai ziņu, kas prasa tūlītēju atbildi (tas pats avots). Pašu izvēlēti pārtraukumi un sapņošanas brīži paliek ārpus šī rāmja (tas pats avots).

Izmērītā ietekme attiecas uz pienākošo uzdevumu; atgriešanās pie atstātā uzdevuma netika pārbaudīta (Leroy un Glomb, 2018). Lauka mēģinājums ilga četras dienas ar 50 darbiniekiem, un pirmo dienu mācīšanās izmaksas bija reālas (van Zoonen un Scharp, 2025). Plāns ir pārejas instruments: pārtraukumi paši turpina nākt (tas pats avots).