Multitasking: wat onderbrekingen kosten (en het ritueel van 30 seconden dat herstelt)
In een observatiestudie op de werkvloer werd 57 % van de werkepisodes onderbroken, en bijna een kwart van het onderbroken werk werd diezelfde dag niet meer opgepakt (Mark, Gonzalez en Harris, CHI 2005). Gedachten over de verlaten taak blijven doorlopen tijdens de volgende: dat is aandachtsresidu, zoals Sophie Leroy het beschrijft (Leroy, 2009). Een remedie is getest: een paar regels schrijven over de lopende taak voordat je overstapt, een “klaar om te hervatten”-plan dat het residu verlaagt en de prestatie beschermt, eerst in het lab en daarna in een Nederlands bedrijf in 2025 (Leroy en Glomb, 2018; van Zoonen en Scharp, 2025).
Gefragmenteerd werk, gemeten in het veld
Het team van Gloria Mark, aan de University of California, Irvine, volgde 24 kenniswerkers door hun werkdagen en noteerde elke activiteit en elke onderbreking (Mark, Gonzalez en Harris, CHI 2005). De onderzoekers tellen in werkdomeinen, de dossiers en projecten die een kantoordag structureren.
De logboeken laten korte blokken zien. Op het niveau van activiteiten vond de overstap gemiddeld 3 minuten en 8 seconden na het begin van de vorige episode plaats, vergaderingen niet meegerekend (Gonzalez en Mark, CHI 2004). Op het niveau van dossiers duurde een werkdomein 11 minuten en 56 seconden bij medewerkers in gedeelde kantoren, tegen 9 minuten en 56 seconden op afstand (Mark et al., CHI 2005).
Van alle geobserveerde segmenten werd 57 % onderbroken. Onderbroken werk werd in 77 % van de gevallen dezelfde dag hervat; als dat gebeurde, kwam de hervatting 25 minuten en 26 seconden na de onderbreking, na gemiddeld meer dan twee andere dossiers (Mark et al., 2005).
Bijna een kwart van het onderbroken werk bleef dus liggen tot de volgende dag. In gedeelde kantoren werd 62,9 % van de werkepisodes onderbroken, tegen 49,3 % op afstand (Mark et al., 2005).
Niet elke onderbreking was gelijk: het meest storend, zeiden de medewerkers, waren de onderbrekingen die hen naar een ander werkdomein dwongen, en verschillende brachten nuttige informatie voor het lopende dossier (dezelfde studie).
De prijs van snelheid
Onderbrekingen zijn ook in het lab getest. Achtenveertig mensen verwerkten drie reeksen e-mails (Mark, Gudith en Klocke, CHI 2008). De controlereeks liep zonder onderbreking; de andere twee werden elke twee minuten afgebroken, in het ene geval door berichten over het onderwerp, in het andere door berichten zonder verband ermee.
De onderbroken reeksen werden sneller afgerond dan de controlereeks, met kortere e-mails en een vergelijkbare kwaliteit (Mark, Gudith en Klocke, 2008). De vragenlijsten registreerden de prijs: de ervaren stress steeg van 6,9 naar 9,5 op een schaal van 20 (p < 0,001), en frustratie volgde (p < 0,01). Tijdsdruk en gerapporteerde inspanning stegen in dezelfde mate (dezelfde studie).
De auteurs zien er een compensatie in: versnellen om de onderbreking op te vangen, tegen een hogere spanning als prijs. “Meer snelheid, meer stress”, vat de titel van de studie samen (Mark, Gudith en Klocke, 2008). Of de onderbreking wel of niet bij het werk hoorde, veranderde de resultaten nauwelijks (dezelfde studie).
De verlaten taak blijft het hoofd bezetten
Sophie Leroy benoemde en mat het aandachtsresidu, de kost die na de overstap doorloopt: gedachten over een eerste taak die blijven doorwerken terwijl een tweede loopt (Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009).
Twee experimenten volgden deelnemers die van taak wisselden. Een eerste taak die onaf bleef, veroorzaakte meer residu, en de prestatie op de volgende taak daalde (dezelfde bron).
De beslissende factor was hoe de taak eindigde. Tijdsdruk op het moment van afronden hielp om los te laten, en de volgende taak deed het beter (dezelfde bron). Zonder die druk bleef zelfs een afgeronde taak de aandacht deels vasthouden (dezelfde bron).
Een hervatplan beschermt de volgende taak
Sophie Leroy en Theresa Glomb testten het “klaar om te hervatten”-plan (ready-to-resume) in vier studies: een enquête onder 202 professionals, daarna labexperimenten waarin onderbroken deelnemers cv’s lazen om kandidaten te selecteren, 66 studenten in het ene en 44 in het andere (Leroy en Glomb, Organization Science, 2018).
Wanneer de hervatting onder tijdsdruk aankomt, hecht de aandacht zich eraan en stijgt het residu (dezelfde bron). In het lab werden achtergebleven gedachten opgespoord via woordassociaties; de selectie van kandidaten leed eronder (dezelfde bron).
Het “klaar om te hervatten”-plan verlaagde dat residu: een korte notitie over de verlaten taak, met het punt waar je weer begint, geschreven voordat je je naar de onderbreking keert. De prestatie op de aankomende taak bleef behouden, en cv-lezers met een plan onthielden meer informatie (dezelfde bron).
Het gemeten effect betreft de onderbrekende taak; de prestatie bij de terugkeer naar de verlaten taak is niet getest (dezelfde bron).
Het plan in 2025 in het veld getest
In 2025 brachten Ward van Zoonen en Yuri Scharp het protocol naar een Nederlands bedrijf. Vier dagen lang vulden vijftig medewerkers elke dag een korte vragenlijst in, verzonden om 16.30 uur; de helft van hen, willekeurig gekozen, paste het hervatplan toe bij elke plotselinge intrusie (van Zoonen en Scharp, International Journal of Stress Management, 2025).
Dagen vol intrusies lieten meer aandachtsresidu achter, en de avonduitputting steeg mee (dezelfde bron). Bij de deelnemers die hun plan bijhielden, daalde het residu (dezelfde bron). Het verband tussen residu en uitputting was er bijna twee keer zwakker dan bij collega’s zonder plan, met coëfficiënten van 0,50 tegen 1,10 (dezelfde bron).
De frequentie van intrusies woog zwaarder dan hun duur (dezelfde bron). Het experiment toonde ook een directe kost: de gemiddelde uitputting in de groep met het plan lag boven die van de controlegroep, een leerkost die de auteurs verwachten te zien dalen wanneer het gebaar een gewoonte wordt (dezelfde bron).
Het ritueel van dertig seconden
Twee vragen openden het formulier, te stellen voordat je in de onderbreking duikt: “Waar sta ik?”, het exacte punt waar de taak stopte, en “Waar hervat ik?”, het punt waar ze weer begint (van Zoonen en Scharp, 2025). Moeilijkheden die bij de hervatting nog wachten, werden apart genoteerd, in een paar woorden (dezelfde bron).
Het medium maakt weinig uit: een notitie naast het werk volstaat (van Zoonen en Scharp, 2025). Omdat onderbrekingen onaangekondigd komen, moesten deelnemers die binnen bereik houden (dezelfde bron).
Dertig seconden volstaan om deze markeringen te zetten. Het gebaar richt zich op intrusies die verhinderen dat lopend werk wordt afgerond, zoals een plotselinge vergadering of een bericht dat onmiddellijk antwoord eist (dezelfde bron). Bewuste pauzes en dagdromen vallen buiten dit kader (dezelfde bron).
Het gemeten effect betreft de aankomende taak; de terugkeer naar de verlaten taak is niet getest (Leroy en Glomb, 2018). De veldproef duurde vier dagen met 50 medewerkers, en de leerkost van de eerste dagen was reëel (van Zoonen en Scharp, 2025). Het plan is een overgangshulpmiddel: de onderbrekingen zelf blijven komen (dezelfde bron).