Multitasking: ce costă întreruperile (și ritualul de 30 de secunde care repară)

Într-un studiu observațional realizat în companii, 57 % dintre episoadele de muncă au fost întrerupte, iar aproape un sfert din munca întreruptă nu a fost reluată în aceeași zi (Mark, Gonzalez și Harris, CHI 2005). Gândurile despre sarcina părăsită continuă să circule în timpul celei următoare: este reziduul atențional, descris de Sophie Leroy (Leroy, 2009). Un remediu a fost testat: să scrii câteva rânduri despre sarcina în curs înainte de a comuta, un plan “gata de reluare” care reduce acest reziduu și protejează performanța, mai întâi în laborator, apoi într-o companie olandeză în 2025 (Leroy și Glomb, 2018; van Zoonen și Scharp, 2025).

O muncă fragmentată, măsurată pe teren

Echipa Gloriei Mark, de la University of California, Irvine, a urmărit 24 de lucrători ai cunoașterii în cursul zilelor lor de muncă, notând fiecare activitate și fiecare întrerupere (Mark, Gonzalez și Harris, CHI 2005). Cercetătorii socotesc în sfere de lucru, dosarele și proiectele care structurează o zi de birou.

Registrul arată durate scurte. La nivelul activităților, comutarea avea loc în medie după 3 minute și 8 secunde de la începutul episodului precedent, ședințele fiind excluse (Gonzalez și Mark, CHI 2004). La nivelul dosarelor, o sferă de lucru dura 11 minute și 56 de secunde la salariații din birourile partajate, față de 9 minute și 56 de secunde la distanță (Mark și colab., CHI 2005).

Din toate segmentele observate, 57 % au fost întrerupte. Munca întreruptă era reluată în aceeași zi în 77 % din cazuri; când se întâmpla, reluarea venea 25 de minute și 26 de secunde după întrerupere, timp în care se rezolvau în medie peste două alte dosare (Mark și colab., 2005).

Aproape un sfert din munca întreruptă rămânea, așadar, în suspensie până a doua zi. În birourile partajate, 62,9 % dintre episoadele de muncă erau întrerupte, față de 49,3 % la distanță (Mark și colab., 2005).

Nu toate întreruperile semănau între ele: cele mai deranjante, spuneau salariații, erau cele care îi făceau să schimbe sfera de lucru, iar câteva aduceau informații utile pentru dosarul în curs (același studiu).

Prețul vitezei

Întreruperea a fost testată și în laborator. Patruzeci și opt de persoane au tratat trei serii de e-mailuri (Mark, Gudith și Klocke, CHI 2008). Seria martor se desfășura fără întreruperi; celelalte două erau întrerupte la fiecare două minute, de mesaje legate de subiect într-un caz și fără legătură în celălalt.

Seriile întrerupte au fost încheiate mai repede decât seria martor, cu e-mailuri mai scurte și o calitate comparabilă (Mark, Gudith și Klocke, 2008). Chestionarele au înregistrat prețul: stresul resimțit a urcat de la 6,9 la 9,5 pe o scală de 20 (p < 0,001), iar frustrarea a urmat (p < 0,01). Presiunea timpului și efortul declarat au crescut în aceeași proporție (același studiu).

Autorii văd aici o compensație: accelerarea pentru a absorbi întreruperea, cu prețul unei tensiuni mai mari. “Mai multă viteză, mai mult stres”, rezumă titlul studiului (Mark, Gudith și Klocke, 2008). Subiectul întreruperilor, legat sau nu de munca în curs, a schimbat puțin rezultatele (același studiu).

Sarcina părăsită continuă să ocupe mintea

Sophie Leroy a numit și a măsurat reziduul atențional, acest cost care continuă după comutare: persistența gândurilor legate de o primă sarcină în timp ce o a doua este în curs (Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009).

Două experimente au urmărit participanți care treceau de la o sarcină la alta. O primă sarcină lăsată neîncheiată producea mai mult reziduu, iar performanța la sarcina următoare scădea (aceeași sursă).

Factorul decisiv era felul în care se termina. Presiunea timpului în momentul încheierii ajuta la deconectare, iar sarcina următoare avea de câștigat (aceeași sursă). Fără ea, chiar și o sarcină încheiată lăsa atenția parțial agățată (aceeași sursă).

Un plan de reluare protejează sarcina următoare

Sophie Leroy și Theresa Glomb au testat în patru studii planul “gata de reluare” (ready-to-resume): un sondaj la 202 profesioniști, apoi experimente de laborator în care participanți întrerupți citeau CV-uri pentru a preselecta candidați, 66 de studenți într-unul și 44 în celălalt (Leroy și Glomb, Organization Science, 2018).

Când reluarea se anunță sub presiunea timpului, atenția se agață de ea și reziduul crește (aceeași sursă). În laborator, gândurile rămase în urmă se detectau prin asocieri de cuvinte; trierea candidaturilor avea de suferit (aceeași sursă).

Planul “gata de reluare” a redus acest reziduu: o scurtă întoarcere la sarcina părăsită, cu locul de unde se reia, notată înainte de a te întoarce spre întrerupere. Performanța la sarcina de sosire era păstrată, iar cititorii de CV-uri cu plan rețineau mai bine informațiile (aceeași sursă).

Efectul măsurat privește sarcina care întrerupe; performanța în momentul întoarcerii la sarcina părăsită nu a fost testată (aceeași sursă).

Planul testat pe teren în 2025

În 2025, Ward van Zoonen și Yuri Scharp au transpus protocolul într-o companie olandeză. Timp de patru zile, cincizeci de salariați au completat un scurt chestionar zilnic, trimis la 16:30; un salariat din doi, tras la sorți, aplica planul de reluare la fiecare intruziune bruscă (van Zoonen și Scharp, International Journal of Stress Management, 2025).

Zilele încărcate de intruziuni lăsau mai mult reziduu atențional, iar epuizarea de seară creștea odată cu el (aceeași sursă). La participanții care își țineau planul, reziduul scădea (aceeași sursă). Legătura dintre reziduu și epuizare era acolo aproape de două ori mai slabă decât la colegii fără plan, cu coeficienți de 0,50 față de 1,10 (aceeași sursă).

Frecvența intruziunilor cântărea mai mult decât durata lor (aceeași sursă). Experimentul a arătat și un cost imediat: epuizarea medie a grupului cu plan a depășit-o pe cea a grupului martor, un efort de învățare pe care autorii se așteaptă să îl vadă scăzând când gestul va deveni obicei (aceeași sursă).

Ritualul de treizeci de secunde

Formularul se deschidea cu două întrebări, de pus înainte de a te scufunda în întrerupere: “Unde sunt?”, locul exact unde s-a oprit sarcina, și “De unde reiau?”, punctul de la care va porni din nou (van Zoonen și Scharp, 2025). Dificultățile care ar rămâne pentru reluare se notau separat, în câteva cuvinte (aceeași sursă).

Suportul contează puțin: o notă deschisă lângă lucru este de ajuns (van Zoonen și Scharp, 2025). Cum întreruperile vin fără avertizare, participanții trebuiau să o țină la îndemână (aceeași sursă).

Treizeci de secunde ajung pentru a pune aceste repere. Gestul vizează intruziunile care împiedică terminarea unei lucrări în curs, cum ar fi o ședință neanunțată sau un mesaj care cere un răspuns imediat (aceeași sursă). Pauzele alese și momentele de visare rămân în afara acestui cadru (aceeași sursă).

Efectul măsurat privește sarcina de sosire; întoarcerea la sarcina părăsită nu a fost testată (Leroy și Glomb, 2018). Testul pe teren a durat patru zile, cu 50 de salariați, iar costul de învățare al primelor zile era real (van Zoonen și Scharp, 2025). Planul este un instrument de tranziție: întreruperile, ele, continuă să vină (aceeași sursă).