Multitasking: vad avbrotten kostar (och ritualen på 30 sekunder som reparerar)

I en observationsstudie på arbetsplatser avbröts 57 % av arbetsepisoderna, och nästan en fjärdedel av det avbrutna arbetet återupptogs inte samma dag (Mark, Gonzalez et Harris, CHI 2005). Tankar på uppgiften man lämnat fortsätter att cirkulera under nästa: det är uppmärksamhetsresten, beskriven av Sophie Leroy (Leroy, 2009). En motåtgärd har testats: att skriva några rader om pågående uppgift innan man byter, en plan, redo att återuppta (ready-to-resume), som minskar resten och skyddar prestationen, först i laboratorium och sedan på ett nederländskt företag 2025 (Leroy et Glomb, 2018 ; van Zoonen et Scharp, 2025).

Fragmenterat arbete, mätt i fält

Gloria Marks team vid University of California, Irvine följde 24 kunskapsarbetare genom deras arbetsdagar och antecknade varje aktivitet och varje avbrott (Mark, Gonzalez et Harris, CHI 2005). Forskarna räknar i arbetssfärer, de ärenden och projekt som strukturerar en kontorsdag.

Mätningen visar korta tider. På aktivitetsnivå skedde bytet i genomsnitt 3 minuter och 8 sekunder efter att föregående episod börjat, möten undantagna (Gonzalez et Mark, CHI 2004). På ärendenivå varade en arbetssfär 11 minuter och 56 sekunder för anställda i delade kontor, mot 9 minuter och 56 sekunder på distans (Mark et coll., CHI 2005).

Av alla observerade segment avbröts 57 %. Det avbrutna arbetet återupptogs samma dag i 77 % av fallen; när det skedde kom återupptagningen 25 minuter och 26 sekunder efter avbrottet, tillräckligt för att i genomsnitt hinna med mer än två andra ärenden (Mark et coll., 2005).

Nästan en fjärdedel av det avbrutna arbetet låg alltså kvar till dagen därpå. I delade kontor avbröts 62,9 % av arbetsepisoderna, mot 49,3 % på distans (Mark et coll., 2005).

Alla avbrott var inte lika: de mest störande, beskrev de anställda, var de som fick dem att byta arbetssfär, och flera kom med information som var användbar för det pågående ärendet (samma studie).

Priset för hastigheten

Avbrottet har också testats i laboratorium. Fyrtioåtta personer bearbetade tre serier e-postmeddelanden (Mark, Gudith et Klocke, CHI 2008). Kontrollserien gick utan avbrott; de två andra avbröts varannan minut, av ämnesrelaterade meddelanden i ena fallet och orelaterade i det andra.

De avbrutna serierna klarades av snabbare än kontrollserien, med kortare e-post och jämförbar kvalitet (Mark, Gudith et Klocke, 2008). Frågeformulären registrerade priset: den upplevda stressen steg från 6,9 till 9,5 på en skala på 20 (p < 0,001), och frustrationen följde (p < 0,01). Tidspressen och den rapporterade ansträngningen steg i samma proportioner (samma studie).

Författarna ser en kompensation: att skynda sig för att absorbera avbrottet, till priset av högre spänning. ”Mer fart, mer stress”, sammanfattar studiens titel (Mark, Gudith et Klocke, 2008). Avbrottens ämne, kopplat till arbetet eller inte, förändrade resultaten föga (samma studie).

Uppgiften man lämnat fortsätter att uppta huvudet

Sophie Leroy namngav och mätte uppmärksamhetsresten, den kostnad som fortsätter efter bytet: att tankar kopplade till en första uppgift består medan en andra pågår (Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009).

Två experiment följde deltagare som gick från en uppgift till en annan. En första uppgift som lämnades oavslutad gav mer rest, och prestationen på nästa uppgift sjönk (samma källa).

Den avgörande faktorn var sättet att avsluta. Tidspress i stunden då man stängde uppgiften hjälpte till att släppa taget, och nästa uppgift blev bättre (samma källa). Utan den lämnade även en avslutad uppgift uppmärksamheten delvis fast (samma källa).

En återupptagningsplan skyddar nästa uppgift

Sophie Leroy och Theresa Glomb testade i fyra studier planen redo att återuppta (ready-to-resume): en enkät bland 202 yrkesverksamma, sedan laboratorieexperiment där avbrutna deltagare läste cv för att förhandsgranska kandidater, 66 studenter i det ena och 44 i det andra (Leroy et Glomb, Organization Science, 2018).

När återupptagningen aviseras under tidspress hakar uppmärksamheten fast vid den och resten växer (samma källa). I laboratoriet upptäcktes tankar som lämnats kvar genom ordassociationer; sorteringen av kandidater påverkades (samma källa).

Planen redo att återuppta minskade resten: en kort återblick på uppgiften man lämnat, med platsen där den ska återupptas, antecknad innan man vänder sig mot avbrottet. Prestationen på uppgiften man kom till bevarades, och cv-läsarna med plan kom ihåg informationen bättre (samma källa).

Den uppmätta effekten gäller uppgiften som avbryter; prestationen vid återkomsten till den lämnade uppgiften testades inte (samma källa).

Planen testad i fält 2025

År 2025 överförde Ward van Zoonen och Yuri Scharp protokollet till ett nederländskt företag. Under fyra dagar fyllde femtio anställda i en kort daglig enkät som skickades 16 h 30; varannan anställd, slumpvis utvald, tillämpade återupptagningsplanen vid varje plötsligt avbrott (van Zoonen et Scharp, International Journal of Stress Management, 2025).

Dagar tyngda av avbrott lämnade mer uppmärksamhetsrest, och kvällens utmattning steg med den (samma källa). Hos deltagarna som höll sin plan sjönk resten (samma källa). Sambandet mellan rest och utmattning var där nästan dubbelt så svagt som hos kollegorna utan plan, med koefficienter på 0,50 mot 1,10 (samma källa).

Avbrottens frekvens vägde tyngre än deras varaktighet (samma källa). Experimentet visade också en omedelbar kostnad: den genomsnittliga utmattningen i plan-gruppen översteg kontrollgruppens, en inlärningsansträngning som författarna väntar sig att se minska när rutinen blir en vana (samma källa).

Ritualen på trettio sekunder

Två frågor inledde formuläret, att ställa innan man dyker in i avbrottet: ”Var är jag?”, den exakta platsen där uppgiften stannade, och ”Var återupptar jag?”, punkten där den startar igen (van Zoonen et Scharp, 2025). Svårigheter som skulle kvarstå vid återupptagningen antecknades separat, med några ord (samma källa).

Underlaget spelar ingen roll: en anteckning öppen bredvid arbetet duger (van Zoonen et Scharp, 2025). Eftersom avbrotten kommer utan förvarning måste deltagarna hålla den inom räckhåll (samma källa).

Trettio sekunder räcker för att sätta dessa märken. Gesten riktar sig mot avbrott som hindrar att man avslutar ett pågående arbete, som ett improviserat möte eller ett meddelande som kräver omedelbart svar (samma källa). Medvetna pauser och stunder av dagdrömmeri står utanför ramen (samma källa).

Den uppmätta effekten gäller uppgiften man kom till; återkomsten till den lämnade uppgiften har inte testats (Leroy et Glomb, 2018). Fältförsöket varade fyra dagar med 50 anställda, och inlärningskostnaden de första dagarna var verklig (van Zoonen et Scharp, 2025). Planen är ett övergångsverktyg: avbrotten fortsätter att komma (samma källa).